PAY DEFTERİ, YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERİ ,MÜDÜRLER KURULU KARAR DEFTERİ VE GENEL KURUL TOPLANTI VE MÜZAKERE DEFTERİNİN ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULMASI ZORUNLULUĞU GETİRİLDİ

İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ ile, 1Temmuz 2025  tarihinden  itibaren  geçerli  olmak  üzere aşağıdaki düzenlemeler yapılmıştır.

1.1 Ocak 2026 tarihinden itibaren Ticaret siciline tescil edilen kollektif, komandit, anonim, sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketler ile kooperatiflere; pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterini elektronik ortamda tutma zorunluluğu getirilmiştir.

2.1 Ocak 2026  tarihinden  itibaren  kuruluşu  ticaret  siciline  tescil  edilen  bu  şirketlerde defterler,  şirketin  ticaret  siciline  tescili  ile birlikte  eş  zamanlı  olarak  sistemde oluşturularak aktif hale getirilecektir.

3.Bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktoring  şirketleri,  tüketici  finansmanı  ve  kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım  ürünleri  lisanslı  depoculuk  şirketleri,  ürün  ihtisas  borsası  şirketleri,  bağımsız denetim  şirketleri,  gözetim  şirketleri,  teknoloji  geliştirme  bölgesi  yönetici  şirketleri, 28/7/1981  tarihli  ve  2499  sayılı  Sermaye  Piyasası  Kanununa  tabi  şirketler ile serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketlerin kuruluşları,  1 Temmuz 2025 tarihinden itibaren  elektronik  ortamda  defter  tutma  yükümlülüğü  kapsamına  girmektedirler.  Bu şirketler, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç iki ay içinde Tebliği Eki-1’deki örneğe uygun düzenlenen bir kararla birlikte notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırmak zorundadırlar.

4.Tebliğ, halen faaliyette bulunan ticaret şirketlerine karar defterlerini elektronik ortamda tutma zorunluluğu getirmemektedir.

5.Defterlerini elektronik ortamda tutmaya başlayan şirketler, her ne sebeple olursa olsun söz konusu defterlerini yeniden fiziki ortamda tutamayacaklardır.

 6.Sistemde oluşturulan defterler üzerinde işlem yapma yetkisi, şirket yönetim organı veya yönetici ortaklar tarafından yönetim organı üyeleri, yönetici ortaklar veya üçüncü kişiler arasından belirlenecek sistem kullanıcısına aittir. Sistem kullanıcısı olarak birden fazla kişi belirlenebilecektir

7.Sistem kullanıcısı, şirketin kuruluşunda Tebliğ Eki-2’deki  örneğe  uygun  olarak  fiziki ortamda hazırlanan veya MERSİS üzerinden elektronik ortamda oluşturulan ve şirket sözleşmesinde  belirlenen  yönetim  organı  üyeleri  veya  yönetici  ortakların  tamamı tarafından onaylanan bir formla belirlenir.

8.Fiziki olarak defter tutan şirketlerin elektronik ortamda pay defteri tutmaya başlayacağı durumlarda fiziki pay defterinde yer alan güncel  durumu gösteren  kayıtlar  Kullanıcı tarafından elektronik pay defterine aktarılır.

9.Elektronik ortamda tutulan defterler için açılış ve kapanış onayı aranmaz.

10.Sistem üzerinde oluşturulan defterler şirketlerin kullanımına hazır  halde  elektronik defter dosyası formatında Ticaret Bakanlığı’nın bilgi sisteminde muhafaza edilir.

11.Sistemde, tüm işlemler kayıt tarihlerine göre üzerinde  herhangi  bir  değişiklik yapılamayacak şekilde kayıt altında tutulur.

12.Elektronik genel kurul ve yönetim kurulu sistemleriyle entegrasyon sağlanana kadar elektronik ortamda düzenlenen kararlar Ticaret Bakanlığınca duyuru yapılana kadar sistem kullanıcısı tarafından Sisteme aktarılacaktır. Defterlere kayda dayanak fiziki karar tutanakları ve ilgili diğer belgelerin istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmesi zorunludur.

RAHMİ ÇELİK

ODA DANIŞMANI

Kaynak TÜRMOB